Comprar o desarrollar software : ¿Cómo elegir lo mejor?

¿Quieres mejorar los procesos de tu empresa para hacerla más competitiva, más productiva? ¿Quieres estar a la altura de las exigencias de la globalización? Si tu respuesta es sí, más temprano que tarde tendrás que enfrentarte al dilema de Comprar o Desarrollar Software: ¿Cómo elijo lo mejor?

Todo Sistema de Información debe ser una herramienta diseñada para mejorar el negocio. Esta te permite automatizar tareas, procesos y sobre todo manejar y explotar información precisa. Si no tienes uno, puedes estar perdiendo dinero por error u omisión en la toma de decisiones. Puede haber información que no estás controlando, que te está impidiendo mejorar la productividad: reducir costos o aumentar las ventas

No se trata solo de automatizar bien un proceso. El sistema también debe ser sencillo de usar. Muchos sistemas disponibles en el mercado no son muy intuitivos: carecen de Diseño de Usabilidad y Experiencia de Usuario. Son engorrosos, con demasiados datos que se pierden en la pantalla y tienen una configuración compleja. Esto afecta también la productividad.

¿Desarrollar un software a medida es la mejor solución?

En la mayoría de casos lo es, sobre todo para controlar procesos que son el corazón de tu negocio. Por ejemplo, el proceso de producción de una empresa industrial: controlar desde que ingresa el pedido, se produce y se despacha. O la Gestión de Recursos Humanos en una empresa consultora en recursos humanos; entre otros. Procesos como estos son muy particulares de cada empresa.

Ten en cuenta que una empresa no es solo los procesos, los productos y/o servicios. Es también las personas, sus clientes, su cultura, su visión, otros sistemas. Lo que le agrega complejidad al Desarrollo del Software es entender estos elementos y descubrir cómo se deden relacionar entre sí para beneficio de tu negocio.

Analizar qué debe hacer el sistema y cómo debe hacerlo toma tiempo. Además, estamos creando una nueva herramienta, por lo tanto, hay que probarla bien antes de usarla. Factores como estos hacen que desarrollar un software sea más costoso que comprar uno, aunque esto es relativo. Sin embargo, tiene muchas ventajas para tu empresa. Sigue leyendo este artículo para saber cuáles son.

¿Qué debo saber antes de comprar un software?

El precio de un sistema va a depender de qué tan completo sea. Hay sistemas que pueden costar menos en el corto plazo, pero a mediano y largo plazo pueden ser más caros que un desarrollo a medida. Las razones son las siguientes:

  • Las licencias cuestan (pagos mensuales, semestrales, anuales, etc.).
  • Te cobran por cada computadora o usuario que usa el sistema.
  • Por su tamaño, lo más probable es que termines pagando por opciones que jamás usarás.
  • No puedes modificarlo porque no posees los programas que componen el sistema. Algunos de tus procesos se tendrán que adaptar a la herramienta, cuando lo ideal es que sea al revés. Esto puede afectar la productividad.

Existen otros cuyo costo es muy elevado, pero cubren casi todos los procesos de cualquier negocio. Son sistemas muy grandes, con muchas opciones funcionales y de administración. Su diseño y construcción ha significado una gran inversión de tiempo y dinero, precisamente porque es difícil desarrollar una herramienta que pueda adecuarse a distintas empresas, a distintas complejidades; cada empresa es un mundo.

Estos sistemas tienen las siguientes desventajas:

  • Por su complejidad, su implementación requiere de consultores expertos y muchas horas de capacitación para el personal que lo usará. Estos factores elevan el costo.
  • No puedes contratar a otra empresa más económica para hacer modificaciones porque no eres dueño de los programas que componen el sistema.
  • Desarrollar y estabilizar (madurar) estos sistemas ha tomado bastante tiempo. Si ahora te lo están vendiendo significa que su desarrollo se inicio hace varios años atrás. Por lo tanto, muchos de ellos no están construidos con la última tecnología.
  • Introducir cambios tecnológicos a estos sistemas es bastante difícil y costoso. Por eso, estas herramientas suelen actualizarse muy lentamente, evitando que tu empresa se beneficie de las nuevas tecnologías de software.
  • Generalmente son sistemas muy enfocados en las tareas, es decir, con poca inversión en temas de Usabilidad y Experiencia de Usuario. Por eso el proceso de aprendizaje suele ser difícil. No son muy intuitivos, lo cual afecta la productividad.

Sin embargo, son ideales para empresas grandes que desean automatizar sus procesos en el corto plazo. En esos casos, un desarrollo a medida tomaría mucho más tiempo y sería más riesgoso. No significa que no desarrollen a medida solo que, para escenarios donde el tiempo es un factor crítico, y dado el gran tamaño de la empresa, es mejor comprar un sistema que ya está probado que funciona. Pero estamos hablando de una gran inversión que no todas las empresas pueden afrontar.

¿Cuáles son las ventajas de desarrollar un software a medida?

  • Se adecúa a los procesos de tu empresa o negocio.
  • Al ser desarrollado desde cero, se puede usar la última tecnología en desarrollo de software. El tiempo de desarrollo se aligera. Mayor probabilidad de desarrollar un sistema más intuitivo.
  • Puedes ir automatizando poco a poco, de acuerdo a tu necesidad, implementando solamente las opciones que necesita tu empresa.
  • Tu empresa es dueña del sistema. Puedes modificarlo cuando quieras, de acuerdo a tus necesidades.
  • No tienes que pagar ninguna licencia por el uso del sistema.
  • Puedes emplear la tecnología web. El sistema reside en un servidor y cualquier usuario desde su computadora conectada a la red puede acceder. El sistema no tiene que instalarse en cada computadora.
  • Pensando a futuro, si el servidor donde reside el sistema está conectado a internet, puedes acceder desde donde estés, a través de cualquier dispositivo móvil. También puedes desarrollar aplicaciones para móviles y explotar la información de tu Base de Datos.
  • El Proceso de Capacitación es más sencillo porque los usuarios son parte del proceso. Además, el sistema tiene sólo las opciones que la empresa necesita. El desarrollo del sistema ha considerado el mismo lenguaje y terminología que ya usa la empresa. El usuario no tiene que interpretar nada.

Conclusión

Es cierto que todas las empresas manejan procesos que son muy parecidos: Contabilidad, Recursos Humanos, Facturación, etcétera. En estos casos podrías evaluar comprar un sistema más económico. Sin embargo, tu empresa maneja su propia complejidad. Desarrollar un Software a Medida es la mejor decisión para controlar procesos que son el corazón de tu negocio.

En algunos casos conviene un desarrollo para estos procesos comunes, porque tu empresa los podría tener más simplificados o sofisticados. Además, si tienes sistemas cuyas características técnicas son tan distintas, podrías enfrentar problemas de integración en el futuro.

Sea que tengas una empresa pequeña, mediana o grande, desarrollar un software siempre significará un esfuerzo de inversión. Pero tiene muchas ventajas, entre ellas, desarrollar un sistema que calza perfecto con la manera como se hacen las cosas en tu negocio, y además, empleando tecnología actualizada.

Como te expliqué anteriormente, lograr que un sistema se adecúe a cualquier empresa no es fácl. Por eso debes considerar los riesgos a mediano plazo si decides compras uno. Puedes tener problemas de adecuación y fallas que no podrás arreglar por tu cuenta. Además, si quieres corregir el error a futuro, piensa que reemplazar un sistema cuesta más que desarrollar uno, porque tu negocio habrá generado una base de datos que hay que trasladar a un nuevo sistema, que tendrá probablemente un diseño muy distinto.

Si el control de la información que llevas manualmente o en hojas de excel llegó a su límite, el siguiente paso que debes tomar es desarrollar un sistema. Con un desarrollo a medida puedes empezar bien desde el inicio, automatizando procesos poco a poco, de acuerdo a las posibilidades de tu empresa.

¿Necesitas mejorar la productividad de tu empresa?

Podemos desarrollar un sistema a tu medida, con un diseño intuitivo y moderno. Déjanos asesorarte, sin ningún compromiso, y veamos cuál es la mejor solución para tu negocio, al alcance de tu presupuesto.

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